Een bedrijfsverhuizing is vaak het gevolg van de uitbreiding van een bedrijf of het einde van het huidige huurcontract. Een groeiend bedrijf is absoluut geen slechte zaak. Zodra een bedrijf echt begint te groeien, is er ook vaak meer ruimte nodig. En of jij nu van een thuiskantoor naar een nieuwe werkruimte verhuist of van het ene bedrijfsgebouw naar het andere, het kiezen van een kantoorruimte voor je bedrijf is niet eenvoudig.
Houd bij het bepalen van de locatie vooral rekening met de bereikbaarheid voor klanten en leveranciers, de parkeerruimte met mogelijke laadpalen en de aansluiting met het openbaar vervoer. Denk verder aan de services in de buurt, de bestemmingsplannen en uiteraard de ruimte om verder te groeien. Nadat jij je ultieme nieuwe locatie gekozen hebt, dan is de verhuizing zelf de volgende drempel waar je overheen moet. Hier zijn 5 tips om jou te helpen efficiënt en snel te verhuizen.
-
1 Het coördineren van een verhuizing
Nu jij weet waar je naartoe gaat, kan het coördineren van het verhuizen van alle apparatuur en meubels in een kantoor of bedrijfspand een uitdaging zijn. Evalueer de huidige situatie van jouw bedrijf om te zien hoe je wilt dat het nieuwe kantoor ingedeeld wordt en hoe je van plan bent dit binnen jouw toegewezen budget te realiseren.
Plan daarnaast tijd in voor het updaten van de internet- plus telefoondiensten en het verkrijgen van de benodigde vergunningen en verzekeringspolissen. En onthoud hierbij: des te groter je kantoor of bedrijf is, des te meer tijd je nodig hebt om dit allemaal te plannen.
-
2 Prepareer al jouw bedrijfsmiddelen
Zorg ervoor dat jij jouw bedrijfsmiddelen op de juiste wijze voor de verhuizing klaarmaakt. Wees daarbij ook niet bang om enkele medewerkers om hulp te vragen. Wat al bij veel (grote) bedrijven gewerkt lijkt te hebben, is om te overwegen ook de oude bedrijfsruimte wat langer aan te houden. Zo kun je alle mogelijke (kantoor-) machines en inventaris beter volgens een gespreid schema verplaatsen. Dit zal de impact op de workflow minimaliseren.
-
3 Huur verhuizers en schoonmakers in
Vooruit plannen is belangrijk omdat de overgang van de ene bedrijfsruimte naar de andere zo vlekkeloos mogelijk moet verlopen. Als je van plan bent om verhuizers of een schoonmaakdienst in te huren om jou bij het proces te helpen, dan is het heel verstandig om dit op tijd te doen. Zorg er ook voor dat je voor de actuele verhuizing een kokosmat op maat regelt. Zo’n mat schraapt immers het vuil heel goed van de schoenen, waardoor deze mat ook zeer geschikt als deurmat is. Zo blijft het direct vanaf het begin al een stuk schoner binnen jouw nieuwe bedrijfsruimte.
-
4 Breng al je klanten en leveranciers op tijd op de hoogte
Je wilt zeker geen belangrijke bedrijfsbenodigdheden missen wanneer jij in je nieuwe bedrijfsruimte aankomt. Geef jouw leveranciers dan ook ruim van tevoren deze verhuizing door, zodat zij het verzend- en factuuradres van jou aanpassen. Als je nieuw meubilair nodig hebt, bestel dit dan tijdig, zodat het al voor de verhuizing aankomt en dan ook geïnstalleerd wordt.
-
5 Update je websites, briefpapier en visitekaartjes
Tijdens de laatste week voor een verhuizing is het absoluut van groot belang dat alles op zijn plaats is. Zodat zodra je werknemers het nieuwe kantoor betreden, zij niet al te veel tijd hoeven te besteden om zich aan te passen en weer aan het werk te kunnen. Zorg ervoor dat iedereen weet dat er een verhuizing plaatsvindt en wanneer. Dit is vooral van belang voor de Kamer van Koophandel en de verhuisservice van PostNL voor het doorsturen van post. Voltooi of verplaats bovendien alle last-minute taken, waaronder leveringen van leveranciers, vergaderingen met klanten, of sollicitatiegesprekken.
Als je alles goed hebt gepland, dan zou de dag van de verhuizing zelf een fluitje van een cent moeten zijn. Hoewel het verhuizen van een kantoor misschien in eerste instantie erg veel werk lijkt, kan het maken van een checklist van alles wat er moet gebeuren het proces zeker vereenvoudigen.
